Toimistonhoitajakoulutus?

[Mia Mäkelä]

Porissa keskustelimme asiasta useiden ihmisten kanssa ja esiin tuli kysymys:

Olisiko SPL:n aika kouluttaa toimistonhoitajia, joita kierrätetään näyttelyissä hoitamassa paikan päällä näyttelyiden toimistot, vastaamassa toimiston toiminnan sujumisesta ja tietojen oikeellisuudesta?

Todella usein erikoisnäyttelyiden toimistonhoitajat (ja toimistovastaavat) ovat ensikertalaisia, osa jopa sellaisia että he eivät ole edes koskaan käyneet erikoisnäyttelyssä.

Tämä aikaansaa ongelmia mm. käyttötulosten oikeellisuuden tarkistamisessa (V-arvosanaan oikeuttavat tulokset). Lisäksi koska arvostelujen kirjaus ja tulostus hoidetaan tietokoneilla, vaatii se SPL-näyttelyohjelmistoon perehtymistä sekä toimimista "ATK-tukena" näyttelypaikalla.

Lisäksi mm. jalostustarkastuspapereiden tarkistus, toimitus kehään, Saksaan sekä Saksanpaimenkoiraliittoon aiheuttaa aina ongelmia, koska näiden papereiden käsittelystä ei ilmeisesti ole minkäänlaista kirjallista ohjeistusta toimiston henkilökunnalle.

Jatkossa näitä sekaannuksia, ilkeämielistä huutelua, lisätyötä ja pahaa mieltä välttääksemme olisi mielestäni hyvä käynnistää SPL:n erikoisnäyttelyiden toimistonhoitajakoulutus. Näin varmistettaisiin näyttelypaikalla toiminnan sujuvuus sekä vältettäisiin em. ongelmia ja lieveilmiöitä. Toimistonhoitajille kuuluisi sitten vastaavanlainen päiväraha/majoitus/ruokailukäytäntö kuin kehäsihteereillekkin.

Toimistonhoitajan tehtävä on erittäin tärkeä näyttelyn ollessa käynnissä / sen jälkeen. Kun hoitajana on asiansa tunteva ja kokenut ihminen sujuu kehäsihteerien ja tuomarienkin työ kitkattomammin ja tätä kautta hyöty siirtyy myös mm. näytteilleasettajille.

[Heikki Heiskanen]

Tuosta kiertävästä toimistonhoitajasta en ole samaa mieltä Miian kanssa perusteluni asialle on seuraavanlainen, se on kustannan kysymys. Mikäli koulutettu toimistonhoitaja asuisi esm: pääkaupunkiseudulla ja tapahtuma järjestettäisiin vaikkapa Oulussa. En vain jaksa uskoa siihen että joku lähtisi omalla kustannuksellaan tekemään viikonlupuksi töitä tapahtumapaikalle. Ajatuksena tuo Miian ehdottama koulutus on aivan ok. Henkilökohtainen näkemykseni on että alaosastojen pitäisi lähettää oma valitsemansa henkilö koulutukseen. Näin saataisiin useampi koulutettu henkilö toimintaan mukaan. Se on aivan totta että vanhat sotaratsut alkavat väsymään ja uusia osaajia tarvitaan joukkoon.

[Mia Mäkelä]

Heikki: eikai sitä nyt niitä koulutettavia henkilöitä tarvitse olla vain 1 kappaletta ja senkin sijaita PK-seudulla. Joka maansuuntimosta omansa, niinhän niitä kehäsihteereitäkin on.

En Heikki tiedä mitkä ovat omakohtaiset kokemuksesi erikoisnäyttelyn toimiston hoitamisesta, mutta.. Ei ole mitään järkeä kouluttaa joka ao:lle omaa henkilöä, koska:
- harva alaosasto järjestä erikoisnäyttelyitä /open show'ta
- ihmiset muuttaa ja liikkuu: mitä jos/kun se koulutettu henkilö muuttaakin Oulusta vaikka Imatralle?
- ihmisten elämäntilanteet muuttuu: mitä jos se koulutettu ihminen ei pysty/kerkeä hoitamaankaan toimistoa?
- toimiston hoitaminen ei ole mikään simppeli pikkunyperrysjuttu, se vaatii sen verta monipuolista asioiden hanskaamista joten kokemus toimiston hoitamisesta helpottaa aina tilannetta: jos koulutettuja on "liikaa", on joka alaosastolla silti oma käytännön kokemuksiltaan puutteellinen työntekijänsä.

Jos haluttaisiin että homma oikeasti toimii kunnialla ja mahdollisimman pienillä rypyillä, olisi järkevintä keskittää tiettyyn ydinryhmään erkkaritoimistojen hoitovastuu.

Sitäpaitsi näyttelyissä pyörivät rahasummat eivät ole samaa luokkaa kuin kyläkokeessa, joten näyttelyn talous ei varmasti mene kuralle siitä että kehäsihteerien lisäksi tapahtumaan on nakitettu myös asiansa osaava ja kokemusta omaava toimistonhoitaja.

[Auli Impola]

Mia, tuo on erittäin hyvä idea. Kiitos sinun, meidän toimisto on ollut kunnolla hoidettu parissa viime näyttelyssä. Jokunen meidän omasta porukastakin on jo oppinut paljon toimiston tehtävistä, mutta eivät ilman sinua. Monissa alaosastoissa näyttelyissä käy vain jokunen henkilö, nuo muut eivät voi tietää kaikkea, mitä pitäisi tehdä.

Olen huomannut, että eniten huutelevat ne ihmiset, jotka eivät itse koskaan ole mukana näyttelyn järjestämisessä. Jokainen, jnoka on itse tehnyt niiden eteen työtä, ymmärtää, mitä kaikkea voi sattua. Noiden sattumusten minimoimiseksi olisi kyllä hyvä kouluttaa porukkaa.

Olisitko sinä halukas puhumaan ihmisille vaikka yhden päivän jossakin? Kerättäisiin materiaalia, ja jos muu hallitus antaa luvan, pidettäisiin koulutusta vaikka samana viikonloppuna, kun muutenkin järjestetään näyttelyn järjestämisen opastusta. Asiat eivät etene haluttuun suuntaa, mikäli ne jäävät vain hyvien ideoiden tasolle. Tämän hyvän idean toteuttaminen ei veisi liikaa aikaa eikä rahaa.

Suunnitellaan lisää ja palataan asiaan.

[Mia Mäkelä]

Kyllä olen valmis mukaan lähtemään. Pitäisi vain ennen sitä saada päivitetyt näyttelynjärjestämisohjeet kasaan jotta saataisiin tuleville toimistonhoitajille mahdollisimman toimiva paketti.

Myös kunnolliset ohjeet jalostustarkastuspapereiden käsittelystä olisivat ensiarvoisen tärkeät.

[Kristiina Hirvioja]

Mia ja Auli - Kuullostaa hyvältä. Alaosastoissa on ihan varmasti tarvetta koulutetun henkilökunnan saamiseksi näyttelyitä pyörittämään. Auli vie vaan asiaa eteenpäin ja päivämäärä (keväälle 2007?) lukkoon!

t. Kristiina

[Heikki Heiskanen]

Palaan vielä tuohon alaosastojen valitsemaan henkilöön. Tarkoitin alaosastoilla niitä jotka yleensä pyörittävät erikois/päänäyttelytoimintaa tai ovat suunnittelemassa kyseistä toimintamuotoa. Keskustelimme kyseisestä asiasta siis toimistotyöntekijöistä alaosaston syyskokouksen jälkeen. Totesimme että Raumalla on tarve 2. uuden henkilön kouluttamisesta sillä henkilö joka on toimistoa pyörittänyt viimeisen ehkä 20.vuoden ajan tarvis myös joskus vapaata. Tuohon Miian kysymykseen vastaisin seuraavanlaisesti 4.viimeistä erikoisnäyttelyä mitkä ovat Raumalla järjestetty tämän lisäksi 1.pääerikoisnäyttely mikä järjestettiin Porissa 2004. Täytyy myöntää että laiska töitään luettelee viisas pääsee vähemmällä. Tosin kyseisissä tapahtumissa en ollut toimistossa töissä mutta tiedän mitä toimistotyö pitää sisällään

[Auli Impola]

Päivitetyt näyttelynjärjestämisohjeet on kasassa. Ne ovat liiton palstallakin, vaan väärässä kohdassa vielä. SPL-näyttelyn kohdalta löytyy erikoisnäyttelyn järjestämisohjeet.

Toimistoa varten pitää vielä tehdä eri ohjeistus. Siinä tarvitsen kyllä apua, koska on monta asiaa, mitä en tiedä.

Lyön päivän lukkoon alkuvuodelle 2007 toimintasuunnitelmaan. Hienoa, kyllä tämä tästä. Mielestäni näyttelysysteemiä voisi muutenkin uudistaa ja yksinkertaistaa. Kun on selvät säännöt ja ohjeet, ei tule ongelmia (niin paljoa).

Nähdään!

Auli

[Johanna Mattila]

Loistavaa Mia ja Auli!

Ihan varmasti tarvetta koulutukselle on. Luulen, että muuallakin kuin Raumalla alkaa tekijäkaarti "akkautua" vähitellen.

[Auli Impola]

Varsinkin, kun mukaan on tullut uusia sääntöjä, joiden "opettaminen" näytteilleasettajille vie aikansa. Uskon kyllä, että kun kaikki oppivat nuo selkeät toimintamallit, vältytään monelta sotkulta.

Kun kaikki tietävät, mitä pitää tehdä, ei tule turhaa päällekkäisyyttä asioissa. Vaikka minäkin olen ollut mukana järjestämässä muutamaa näyttelyä, aina oppii jotain uutta ja aina on parantamisen varaa.

Olisi muuten kiva, jos te kaikki, joilla on jotain ehdotuksia, laittaisitte vaikka sähköpostia minulle. Monella teistä on varmasti sellaisia hyviä ideoita, joita minä en ole tullut ajatelleeksi. Kaikki uudet ja hyvät ideat ovat tervetulleita. Sehän on kaikkien etu, että saadaan nämä hommat toimimaan ja ihmiset käyvät edelleen näyttelyissä.

Auli

[Mia Mäkelä]

Laitan tähän muutamia juttuja, pitää viimeistellä oma muistio toimistonhoitajalle tänään, pistän sen tulemaan Kristiinalle ja Aulille.

- Jalostustarkastuspaperit: selkeät ohjeet miten ne käsitellään / mitä lähetetään ja minne + kopiot
- Kilpailukirjojen tarkistus, mitkä koetulokset oikeuttavat V-tulokseen
- Lista hyväksytyistä rokotteista + rokotusohjeet ilmoittautumispistettä varten
- Valmiit pohjat kasvattaja- ja jälkeläisryhmien arvosteluille
- Kunnolliset kirjoituspohjat millä tarkistaa mm. tunnistusmerkintöjen oikeellisuus
- Läppärit tai vähintäänkin SPL-Näyttelyohjelma PITÄÄ TOIMITTAA HYVISSÄ AJOIN kirjallisten ilmoittautumisten vastaanottajalle

Läppäreistä vanhimmat pitäisi päivittää, eli ostaa uudet, nykyään kun saa ihan hyviä läppäreitä jo jopa alle 500 euron. Sitä en ymmärrä mihin osa uusimmista koneista on kadonnut, ja miksi liitolla on uusissa koneissa ollut sellaisia joissa ei ole verkkokorttia (modeemi löytyy) tai edes levykeasemaa.

Eli toimiston toiminnan sujuvuutta parantaakseen pitäisi tietokonekantaa päivittää (pitäisi olla se 3-5 toimivaa konetta) joissa pitäisi olla seuraavat valmiudet:
- USB-väylä
- verkkokortti
- levykeasema
- Win XP
- Mielellään WLAN-valmius

Levykkeet on tällä hetkellä pääasiassa käytettävä tiedonsiirtomuoto, mutta kuka tahansa toimistossa/kehässä niiden kanssa leikkineistä tietää että ne jos mitkä aiheuttavat harmaita hiuksia, varsinkin jos sää on kostea.. Jatkossa jos tiedot saisi siirrettyä USB-muistitikuilla ja/tai WLANin kautta, helpottaisi se toimiston arkea huomattavasti, sekä (ihmis)ruuhkaa kehäsihteerien koneilla.

Lisäksi ilmoittautumiskäytäntöä pitäisi tarkentaa. Pohjana pitää käyttää vain ja ainoastaan SPL:n erikoisnäyttelyyn ilmoittautumiskaavaketta. Puutteellisesti täytettyihin ilmoittautumisiin pitäisi suhtautua huomattavasti tiukemmin.

Omistajan pitää ehdottomasti ilmoittaa mikäli koiralla on V-arvosanaan oikeuttava tulos / tekee sen ilmoittautumisen jälkeen (nlypaikalla ilmoitus). Lisäksi koirien jalostustarkastuksen tarkistaminen pitäisi helpottaa - harvassa on saksalaiset tuomarit jotka eivät kysyisi onko koira tarkastettu. Kehäsihteereillä ei ole mitään mahdollisuuksia tarkastaa tätä asiaa (eikä ole toimistollakaan mahdollisuuksia, kun ei sitä merkata kilpailukirjaan), joten esim handleri voi kirkkain silmin valehdella että koira on tarkastettu vaikkei ole.

Eihän tarkastuksella sinällään hullunkurisesti olekkaan väliä, mutta se voi kuitenkin vaikuttaa tuomarin koiralle antamaan laatuarvosanaan.

[Eva Forsman]

saako jo ilmoittautua kurssille

[Johanna Mattila]

- Kilpailukirjojen tarkistus, mitkä koetulokset oikeuttavat V-tulokseen

Ja rautalankamalliohjeet siitä, miten nämä tiedot toimitetaan kehään.

[Marko Kurkinen]

Tuo toimistonhoitajan koulutus on hyvä alku. Samalla kyllä pitäisi järjestää sitten myös ainakin näyttelyn puheenjohtajan, sihteerin, kanttiinipäällikön, kenttäpäällikön, tiedotuspäällikön koulutukset

Kun tuossa jossakin viitattiin kustannuksiin, niin enemmän täällä pohjoisessa olisi tarvetta omille kehäsihteereille kuin toimistopäälliköille. Kehäsihteerit (huomaa monikkomuoto) joutuu aina raahaamaan pakosti etelästä ja majoittamaan, vaikka toimiston saisikin omin avuin järjestettyä.

[Pia Kiili]

Tuo toimistonhoitajien kouluttaminen tuli tosiaan porin näyttelyssä ajatuksena esiin... ja mielestäni sitä ajatusta kannataisi viedä eteenpäin. Toimiston kun pitäisi olla se näyttelyn "ohjauskeskus".

Ellei toimistossa homma toimi niin ei se toimi kehässäkään, ja tosiaankin tiedonsiirto toimistosta kehään ja kehästä toimistoon tuntuu monesti olevan kummallinen solmukohta... Oletetaan, että jos toimistossa on joku tulos tarkistettu niin se kehässäkin tiedetään Nuo Mian listaamat asiat on sellaisia päällimmäisiä asioita, jotka joka näyttelyssä tuppaa tökkimään.

Viime vuosina kun olen ollut näyttelyissä töissä olen kiinnittänyt huomiota siihen, että töitä tehdään paljon pienemällä porukalla kun ennen ja usein koko järjestävä porukka on ensimmäistä näyttelyä järjestämässä. Kaikki näyttelyt joissa olen ollut kehässä ovat olleet mukavia ja lämminhenkisiä tapahtumia, joiden järjestelyt on vihreästä organisaatiosta huolimatta sujuneet ihan hyvin, mutta tuntuu kuitenkin että tapahtumia olisi kivempi järjestää enemmänkin, ellei joihinkin ihmiisiin kohdistuva kuormitus olisi niin suuri. Pääsääntöisesti kuitenkin ihmiset toimivat oikein ja homma pelaa, kunhan tietävät mitä pitäisi tehdä ja jos on yksikin ihminen joka osaa pitää langat käsissään ja delegoida tehtäviä.

Se on jo nähty, ettei niitä ihmisiä sieltä alaosastoista saa lähtemään toiselle paikkakunnalle koulutuksiin. Mielestäni liiton näyttelytoimikunnan pitäisi järjestää koulutusta niissä alaosastoissa, joissa näyttelyitä järjestetään. On alaosaston kannalta huomattavasti halvempaa ja helpompaa roudata yksi taikka kaksi kouluttajaa omalle kerhohuoneelle, kun lähettää koko alaosaston poppoo reissuun. Eikä sen kouluttajan tehtävän yhden ihmisen harteilla tarvitse maata, on alaosastoja, joissa perinteitä ja osaamista järjestämisestä on.

Ja ihan totta kehäsihteereitä pitäisi oikeesti kiireesti kouluttaa lisää - varsinkin saksankielentaitoisia. Itse voin luvata lähteä koulutusta järjestämään, ja uskon että muutkin "vanhat" sihteeriköt siihen olisivat valmiita.